Conceptos Básicos sobre Sistemas y Organizaciones

sistemas y organizaciones

En una organización o empresa, incluso, en la vida misma; el análisis y diseño de sistemas de información incluye el estudio de su situación actual, con la finalidad de observar cómo trabaja y a partir de ello decidir si es necesaria una mejora o cambiar la estrategia. La información resultante del estudio sirve de base para la formulación de distintas estrategias que servirán como camino para el logro de unos objetivos previamente establecidos. En este sentido, haremos un recorrido sobre los conceptos básicos que intervienen en un sistema: entorno, ambiente, entradas, procesos y salidas. A su vez, de manera gráfica, estableceremos la relación entre los diferentes departamentos de una empresa, desde el punto de vista de un sistema, dando respuesta a las preguntas principales: ¿cómo funciona y cómo se relacionan? ¿cuál es su entorno? ¿cuál es su ambiente?.

“La falla no se encuentra en nuestras tecnologías, sino en nuestros sistemas”. Roger Levian

Los Sistemas

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. El conjunto de elementos que los componen se encuentran unidos a las relaciones de éstos y sus atributos; incluso el sistema satisface con un objetivo al entorno.

Características – Clasificación de los Sistemas

En cuanto a las características de los sistemas podemos decir que poseen límites (es lo que diferencia a un sistema del ambiente), entropía, el cual es un desgaste natural y puede ser negativa cuando trata de disminuir el caos. Reciben información y se adaptan a los cambios. Poseen eficiencia, que es la relación entre los productos obtenidos y los consumos realizados. Un aumento de la misma implica un ahorro para la empresa (directo). Al obtenerse mayor cantidad de productos con los mismos recursos o igual cantidad pero con disminución del consumo de éstos. Una alta eficiencia en la producción permite establecer un menor precio para el producto o servicio final, ya que se ha gastado menos en fabricarlo o prestarlo.

Desde otro punto de vista, la eficiencia puede ser una característica apreciada por parte de los consumidores cuando esta se traduce en beneficios ecológicos, la empresa establece un respeto al medio ambiente. Los sistemas pueden ser físicos o concretos (una computadora un tv, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software); pueden ser naturales (sin intervención humana) o creados por el hombre (es cuando se toman parte de los naturales y los transforma el hombre). Simples o complejos (porque participan un grupo de individuos). Dinámicos o estáticos (ambos dependen al punto de vista por el cual se están evaluando ej. “si se usan como sistema son dinámicos pero desde fuera son estáticos”).

Entradas, Procesos y Salidas

Las entradas son datos, energía o materia, todo elemento del ambiente que es procesado y transformado por el sistema. Proceso es la forma como el sistema se desarrolla en cualquier ambiente. Salida es toda la información, energía o materia que es producto o resultado del funcionamiento de un sistema.

Objetivo

Lo podemos interpretar como metas (son procesos que se deben seguir y terminar para poder alcanzar el objetivo. Poseen 3 componentes: tiempo, valor y fin) en común que persigue un sistema; es un resultado pre establecido en un lapso de tiempo, el cual se quiere alcanzar a través de todos los elementos que conforman el sistema. Los objetivos de una empresa pueden ser: rentabilidad, liquidez, capacidad, productividad, seguridad, crecimiento y expansión, entre otros.

Ambiente - Entorno

El ambiente es todo aquello que interactúa con el sistema pero que el sistema no puede controlar, por otra parte, el entorno sí interactúa con el sistema y cuando este proceso ocurre, se puede decir que el sistema es abierto.

Retroalimentación

Es aquella que genera entradas a través de la salida, dicha salida no llega al entorno, sino que automáticamente vuelve a la entrada. Sin embargo no todos los sistemas tienen esta característica. Por otra parte, existen dos tipos de retroalimentación: la positiva (permite controlar cuando no se cumple con las expectativas del entorno, a tiempo, antes de que generen pérdidas o daños.) es aquella que cumple con los objetivos y parte de la salida. La negativa es aquella que responde en dirección opuesta a la señal.

Organización

Es una unidad (Es un contexto, porque se diferencia de otro elemento. Un sistema es una unidad) social coordinada, compuesta por personas para alcanzar una meta; posee un patrón de comportamiento y asignación de responsabilidades (capacidad de responder con las habilidades). Su finalidad es construir un bien a la comunidad. Actúan bajo sinergia (armonía entre los elementos para qufuncionen mejor).

Tipos de Organización

Simples (porque no ejecutan muchas tareas), funcional (puesto que la división de trabajo está dividida en base a las funciones que ejecutan), por producto o proyecto (dirigido a organizaciones con una amplia gama de productos o proyectos ej. Polar, UCLA) y matricial.

“Los seres humanos, vistos como sistemas de comportamiento, son muy simples. La aparente complejidad de nuestro comportamiento en el tiempo es en gran medida un reflejo de la complejidad del entorno en que nos encontramos.” Herbert Simon

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